Organizator al reuniunii 101 | case și grădini mai bune

Tu ești cel care a fost liderul în a face reuniunea o realitate? Alături de plăcerea de a reuni membrii familiei vin posibile probleme care provoacă stres. Nu dispera! Avem câteva sfaturi grozave pentru a păstra un cap rece și pentru a te bucura înainte, în timpul și după marele eveniment.

Î. Ajutor! Jonglez prea multe detalii de unul singur. Orice sfaturi?

A. Delegat! Începeți să înscrieți voluntarii din start. Nu numai că veți ușura povara asupra dvs., dar veți permite și altor membri ai familiei să se simtă necesari și implicați. Încercați să potriviți persoana potrivită pentru fiecare loc de muncă (de exemplu, un contabil ca trezorier; un bucătar bun pentru a planifica meniuri). Locurile de muncă voluntare includ:

• corespondenţă
• Managementul banilor
• Coordonarea site-ului
• Comanda tricouri sau alte suveniruri
• Cumpărând decorațiuni
• Solicitarea și colaborarea sondajelor de familie
• Organizarea meniurilor și realizarea de misiuni de potluck
• Planificarea jocurilor / activităților pentru adulți și copii

Înregistrarea manipulării

Organizarea prezentărilor (istoric familial, premii etc.)

Performând ca maestru de ceremonii

Configurarea și curățarea

Rețineți că, odată ce toate locurile de muncă sunt atribuite, nu sunteți în afara categoriei. Urmăriți periodic pentru a vă asigura că toate lucrările se termină. Faceți termene și reasignați unele locuri de muncă, dacă este necesar. Mențineți familia la curent cu eforturile de voluntariat în mesajele dvs. și asigurați-vă că vă apreciați la marele eveniment.

Î. Am avut o luptă imensă cu fratele meu acum aproximativ un an și nu am mai vorbit cu el de atunci. Să-l invit la reuniune?

A. Multe familii (dacă nu cele mai multe) au relații tulbure. O reuniune poate fi un moment bun pentru repararea obligațiunilor rupte. (Poate doriți să încercați să remediați lucrurile înainte de reuniune sau să rezervați timpul într-un loc privat, pentru a evita să faceți o scenă posibilă.) Încercați cel puțin să vă stabiliți sentimentele pentru câteva zile. În ceea ce privește liniile de sânge, fratele tău are același drept de a participa la reuniune ca și tine. Rudele care nu sunt implicate în disputa dvs. pot aștepta să-l vadă. Ia terenul înalt: invită-l și lasă-l să decidă dacă participă sau nu.

Î. Vărul meu și-a pierdut recent locul de muncă, iar familia lui este blocată pentru fonduri. Cum pot să mă asigur că particip la reuniune, fără ca vărul meu să fie nevoit să plătească?

A. Unele familii creează „burse” de reuniune, un fond pentru subvenționarea unor membri ai familiei care altfel ar putea să nu poată participa. Aceste fonduri pot fi colectate adăugând o suprataxă opțională la taxa de înregistrare sau prin eforturi de strângere de fonduri (vezi mai jos). Desigur, numele destinatarilor trebuie păstrate confidențiale.

Q. Marea mea mătușă Lillian este dezactivată. Cum pot fi sigur că poate participa la viitoarea noastră reuniune?

A. Verificați în avans pentru a vă asigura că site-ul pe care îl alegeți are parcare pentru persoane cu handicap, acces pentru scaune cu rotile (rampele, ascensoare etc.) și facilități pentru toaletele cu handicap. Pentru evenimente în aer liber, asigurați-vă că site-ul are umbră și adăpost. Când organizați prezentări, oferiți-i mătușii un scaun în față. Alocați un membru al familiei pentru a ajuta cu mese și alte activități.

Î. Încerc să vin cu un buget pentru reuniunea noastră. Aveți orientări?

R. Mai întâi, ar trebui să faceți o listă cu toate cheltuielile dvs. potențiale, potrivit Edith Wagner, editorul revistei Reunions . Apoi adăugați 10% pentru a compensa costurile neașteptate. Este întotdeauna mai bine să supraestimăm decât să fii prins în scurt timp la reuniune. (Puteți întoarce întotdeauna veniturile suplimentare sau le puteți banca pentru următoarea reuniune.) Este posibil să doriți să deschideți un cont de verificare separat pentru a ține evidența tuturor veniturilor și cheltuielilor de reunire. Lista inițială de cheltuieli poate include:

• Cont bancar și cecuri
• Apeluri telefonice
• tipărire
• Furnizare prin poștă și expediere
• Depozite pentru hotel, catering, pensiuni și tururi
• Materiale de înregistrare
• Premii și premii
• animatori
• Articole de picnic
• Închirieri (mese, scaune etc.)
• Decorațiuni și flori
• Cheltuieli zilnice cu alimente
• Fotograf și / sau film
• Sfaturi / gratuități
• Impozite
• Trimiterea post-reuniune

Creați un comitet bugetar care să vă ajute să cercetați toate aceste cheltuieli și să vă asigurați să țineți evidența fiecărui timp care vine și merge.

Î. Ce idei de strângere de fonduri ne pot ajuta să strângem banii de care avem nevoie pentru excursii pe teren, un banchet și alte „extra”?

A. Iată câteva sugestii:

1. Organizați o tombolă de 50/50, în care câștigătorul ia jumătate din încasări și reuniunea ia cealaltă jumătate. De asemenea, ați putea cere proprietarilor de afaceri familiale să doneze câteva premii pentru a extrage.

2. Vindeți sau extrageți bunuri și servicii (de exemplu, meșteșuguri de casă, produse de copt, gemuri și conserve sau o vizită dentară gratuită cu vărul Mark, un masaj al mătușii Marge, babysitting etc.).

3. Vindeți tricouri, pălării și alte pachete. Pentru a minimiza costurile, luați comenzi înainte de reuniune.

4. Licitație de pe o plapumă de familie. Fiecare membru pregătește un pătrat cu un design semnificativ pentru familia sa. Unele cuverturi pot strânge sute sau chiar mii de dolari. (Notă: Această activitate poate necesita aproximativ opt până la 10 luni de planificare în avans.)

5. Creați în prealabil o carte de bucate pentru familie, o carte de memorie, o carte de genealogie a familiei, casetă de istorie orală etc. și vindeți-o la reuniune.

Î. Am planificat o prezentare îndelungată despre istoricul familiei noastre. Cum îi putem menține pe toți copiii mici ocupați în timp ce părinții lor se adâncesc în rădăcinile familiei?

A. Înscrieți câțiva pretenți din clanul dvs. pentru a așeza copilașii copiii mai mici în mod rotativ (de exemplu, stinturi de jumătate de oră). Puteți chiar aranja să le plătiți o taxă nominală. Păstrați copiii în apropiere (într-o cameră alăturată) și oferiți o mulțime de jucării, cărți, gustări sănătoase, echipament pentru schimbarea scutecului, bule și jocuri. Verificați-le ocazional (fără a fi văzuți, dacă este posibil) și solicitați-le bebelușilor să vă apeleze oricând aveți nevoie. (Telefoanele mobile vin la îndemână în aceste momente.) Pentru reuniunile care durează mai mult de o zi, planificați discuții despre istoria familiei pentru noapte, când copiii sunt în pat. Închiriați șezători pentru copii (fie membri ai familiei, fie un serviciu de ședințe pentru copii) pentru a rămâne cu ei și pentru a vă contacta cu orice probleme.

Î. Vrem ca adolescenții noștri să se simtă parte a reuniunii. Orice sugestii?

R. Adolescenții ar putea părea plictisiți de perspectiva petrecerii unui weekend întreg cu rudele pe care abia le cunosc, dar există o mulțime de oportunități pentru a-i face să se simtă necesari și implicați. În primul rând, oferiți-le locuri de muncă, cum ar fi umplutură și ștampilare plicuri, asamblare pachete de reuniune, crearea de semne și bannere, decorarea camerelor, vânzarea tricourilor și acționarea ca ospătari.

Alegeți un site cu o mulțime de activități pentru setul mai tânăr (de exemplu, tenis, înot, plimbări în parcuri de distracții, biciclete, bowling etc.). Asigurați-vă că planificați reuniunea cu o varietate de mixere multigeneraționale, astfel încât tinerii și bătrânii să se cunoască. Sporturile, dansul, cursele de ștafetă, poveștile în familie, spectacolele de talente și plimbările prin natură sunt modalități excelente de a sparge gheața. Nu vă așteptați ca adolescenții să se așeze bebeluș, în special pentru perioade lungi. (Tinerii între 10 și 13 ani ar putea fi mai dispuși.) Planificați-vă copilul să stea în avans și să angajați profesioniști pentru copii din afara familiei, dacă trebuie.

În cele din urmă, mențineți adolescenții implicați în discuțiile din istoria familiei. Unele familii creează jocuri precum Jeopardy, Trivial Pursuit sau Cine vrea să fie milionar ?, pe baza istoricului familiei lor. O resursă bună este cartea Fun and Games for Family Gatherings de Adrienne Anderson (Reunion Research, 1996).

Ai putea, de asemenea, copiii mai mari să creeze un videoclip al reuniunii sau să facă fotografii. Unii profesori ar putea fi dispuși să acorde un credit suplimentar adolescenților care intervievează membrii familiei și scriu eseuri despre trecutul lor.

Î. Cum pot încuraja anumiți membri ai familiei care s-ar putea simți ca „străini” (de exemplu, singuri, rude fără copii, văduve) să participe?

A. Implică-i în planificarea reuniunii de la început. Lucrul la comisii poate rupe gheața și consolida legăturile înainte de începerea reuniunii. La reuniune, ajută-i să se implice în activități care li se potrivesc (de exemplu, talente speciale, cum ar fi muzica sau meserii; păstrarea evidenței istoriei familiei; distracția copiilor etc.).

Q. Sotul meu spune ca uraste reuniunile. Cum pot face această distracție pentru el?

R. Foarte des, rudele care se căsătoresc în fald ar prefera să meargă pe cărbuni fierbinți, decât să-și petreacă un weekend făcând mici discuții cu mătușa Inga și unchiul Jack. Iată câteva moduri de a salva ziua (zi):

• Nu vă așteptați să vină la fiecare eveniment planificat; lasă-l să aibă ceva timp singur, departe de fraie.
• Rezistați la discuții despre vremuri vechi și spuneți glume „din interior” fără a vă implica soțul.
• Includeți activități de reuniune de care s-ar putea bucura soțul dvs. (de exemplu, înot, golf, pescuit, sport).
• Cereți-i să se alăture cu alți „socri” pentru a pregăti o friptură - sau o toast - pentru familie (de exemplu, „primele 10 motive pentru care ne-am căsătorit în familia Albă sunt…”).
• Nu vă așteptați să-și amintească numele sau relația tuturor.
• Nu-l face voluntar să facă diverse treburi fără să-i ceară mai întâi.
• Și, mai ales, faceți-l să se simtă iubit, dorit și parte a familiei.