Cuprins:
- 6 luni înainte
- 5 luni înainte
- 4 luni înainte
- Cu 3 luni înainte
- 2 luni înainte
- Cu 1 lună înainte
- 2 săptămâni înainte
- 2 zile înainte
- Alaltăieri
- Post Reunion
O reuniune a familiei este o modalitate excelentă de a-ți aduna familia împreună chiar dacă aceasta este în creștere și se schimbă. Este o oportunitate de a sărbători istoria familiei, realizările recente și noi completări. Fie că este vorba despre un picnic în parc, un grătar pe partea de plajă, o adunare în parc de stat sau o adunare în casa cuiva, o reuniune planificată corespunzător va atrage chiar și cei mai îndepărtați membri ai familiei pentru o după-amiază de distracție la soare.
Dacă plănuiți o reuniune a familiei pentru aproximativ 100 de persoane, veți dori să vă începeți planificarea cu aproximativ șase luni în avans, astfel încât să puteți susține interesul și să înscrieți câțiva adjuncți care să vă ajute. Iată o listă de verificare pentru a vă ajuta și familia dvs. să începeți!
6 luni înainte
Înainte ca orice planificare să poată începe cu seriozitate, trebuie să stabilești cine dorește să participe la o reuniune. Trimiteți un sondaj familial prin e-mail pentru a evalua interesul, faceți o idee despre cât de mulți oameni ar participa și aflați ce date și locații ar funcționa cel mai bine. De asemenea, ar trebui să întrebați despre buget, astfel încât să știți câți bani sunt dispuși să cheltuiască pentru eveniment. Încercați să oferiți intervale pentru costuri de persoană, astfel încât să fie ușor de înțeles de către oameni. Utilizați un instrument online precum Survey Hero pentru a proiecta un sondaj simplu gratuit și pentru a împărtăși legătura cu membrii familiei. Configurarea sondajului online vă va ajuta să organizați răspunsurile pe măsură ce intră.
Acum este și momentul pentru a decide dacă reuniunea se va întâmpla la domiciliul unui membru al familiei sau într-o altă locație. Reuniunile ținute la case sunt adesea găzduite de matriarhul sau patriarhul familiei, mai ales când casa bunicii a jucat un rol puternic în istoria familiei. Petrecerile aglomerate de Crăciun, grătarul ocazional al Zilei Muncii și chiar petrecerile de absolvire pot fi ocazii minunate de a aduna rude îndepărtate și membri ai familiei pierdute de mult timp sub un acoperiș. Dacă spațiul dvs. este oarecum limitat, s-ar putea să luați în considerare să faceți o „casă deschisă” de reuniune familială, unde oamenii ar putea veni și pleca pe parcursul zilei. Indiferent dacă găzduiești reuniunea, sau bunica este, asigură-te că ai ajutor. Înscrieți-vă câteva mătușe fiabile pentru a găti și alți veri entuziaști să organizeze activități. Sau, dacă bugetul vă permite, angajați un furnizor de servicii care să vă suplimenteze mesele gătite acasă și să păstrați băutura să curgă.
A avea o reuniune a familiei într-o altă locație decât casa unui membru al familiei înseamnă că nicio familie nu este responsabilă pentru toate aranjamentele. Sarcinile pot fi distribuite în grupuri de familii extinse, ușurând o parte din povara planificării. De asemenea, vă poate permite să adăpostiți mai multe persoane decât poate acasă. Și, pentru membrii familiei care călătoresc, o locație cu alte activități de recreere le poate permite transformarea reuniunii într-o vacanță de familie cu drepturi depline, profitând cel mai mult din cheltuielile de călătorie.
5 luni înainte
Solicitați ajutor și faceți împreună comitetul pentru planificarea reuniunilor. Va trebui să găsiți rude de încredere și entuziaști care să se poată ocupa de:
- Găsirea unei locații pentru eveniment. Dacă nu reuniți la domiciliul unui membru al familiei, va trebui să începeți să căutați o locație. Ajutorul tău va trebui să cerceteze locuri care se ocupă de o varietate de interese, niveluri de vârstă, abilități fizice și resurse financiare. Parcurile familiale din ocean sau de pe malul lacului sunt ideale; există lucruri de făcut atât pe apă, cât și pe uscat - activități de menținere a copiilor ocupați și de oportunități de relaxare pe plajă pentru adulți. Multe zone de vacanță și parcuri de stat au un „manager de destinație” care vă poate ajuta cu detaliile reunirii. Consultați recomandările noastre pentru 10 locuri grozave pentru o reuniune de familie pentru a stârni câteva idei.
- Descoperind mâncare pentru eveniment. Dacă plănuiești un potluck, cineva va trebui să determine meniul, să aloce feluri de mâncare și alte produse alimentare fiecărei familii. De asemenea, este posibil să aibă nevoie de amenajări pentru gătit suplimentar și / sau facilități de grătar în locație. Sau, dacă nu intenționați să vă ocupați singur de toate alimentele, asistentul dvs. va trebui să găsească un furnizor.
- Decorațiuni, invitații și semne. Plasarea unei persoane responsabile de materiale tipărite va ajuta la asigurarea unei teme consecvente pentru eveniment.
- Activități și divertisment. O rudă atletică ar putea prelua plasa de volei, planifica jocuri pentru copii și se poate asigura că muzica este acoperită. Crochetul, badmintonul și voleiul sunt activități de grup extraordinare pentru afară. Sau cereți unui văr să creeze o sală de jocuri pentru copii și să plănuiască să se aprovizioneze cu jocuri de masă și alte activități pentru a-i ține pe copii ocupați.
- Istorie de familie. Alăturarea unui arbore genealogic este o modalitate excelentă de a încorpora moștenirea în eveniment. De asemenea, ați putea lua în considerare crearea unui ziar de familie mică pentru a evidenția evenimentele recente ale familiei, fapte speciale și istoric.
- Fotografie și / sau video. Veți dori să înregistrați acest eveniment pentru posteritate. Luați în considerare configurarea unei galerii foto online unde toată lumea își poate împărtăși fotografiile după eveniment sau crearea unui cont cu un serviciu online de carte foto în care puteți crea recuperări foto pentru participanți.
- A curăța. Solicitați mai mulți oameni pentru această sarcină masivă!
Luați în considerare gestionarea voluntarilor dvs. cu un instrument precum Genul de înscriere, care vă permite să solicitați voluntari și să trimiteți mesaje de grup și mementouri de sarcini, fără să vă aglomerați inbox.
De asemenea, ar trebui să aveți conversații cu echipa dvs. de planificare despre buget. Pe baza feedback-ului pe care l-ați obținut în urma sondajului inițial, determinați bugetul de lucru, astfel încât să puteți menține costurile în control.
4 luni înainte
Sperăm că comisia dumneavoastră și-a făcut temele! Cu patru luni înainte de reuniunea familiei, intenționați să completați următoarele sarcini:
- Finalizați data și locația. Aflați ce facilități vor fi disponibile: apă potabilă, piscină, facilități de grătar, vestiare, spațiu interior (în caz de ploaie), mese de picnic și așa mai departe.
- Discutați teme și program posibil.
Cu 3 luni înainte
Cu principalele detalii ale evenimentului tău în loc, este timpul să scoți cuvântul în mod oficial și să începi să blochezi în detaliile zilei.
- Trimite invitații. Puteți utiliza un serviciu online precum Evite pentru a primi invitații sau a le trimite prin e-mail sau prin poștă tradițională. În orice caz, ar trebui să includeți următoarele:
- Creați o listă cu toate mesele pe care le veți mânca sau alimentele de care aveți nevoie.
- Alocați câte un produs alimentar fiecărei rude. Asigurați-vă că profitați de specialitățile lor de gătit, precum salata de cartofi a mătușii May sau plăcinta cu afine a lui Cousin Lynn.
- Un bufet casual este probabil cea mai bună abordare pentru o reuniune la domiciliu, pur și simplu pentru că le permite oamenilor să mănânce în schimburi. Acest lucru este ideal și dacă locurile sunt limitate.
- Dacă intenționați să angajați un catering, acum este momentul să le asigurați. Unii catering vor gestiona pur și simplu bucătăria, se vor asigura că bufetul este reîncărcat și va menține băutura să curgă, astfel încât să vă puteți bucura de petrecere.
- Contactați restaurantele pentru a vedea dacă vor găzdui grupuri mari și vor face rezervări, dacă este necesar.
2 luni înainte
Lucrurile încep să se reunească și distracția este aproape! Rămâneți la curent cu aceste sarcini organizaționale și veți fi într-o formă bună.
- Urmăriți detaliile participanților. Începeți o listă cu cei care și-au confirmat prezența, unde vor sta și când vor ajunge. Dacă ați utilizat un sistem online precum Evite pentru a vă trimite invitații, acesta va urmări RSVP-urile. Dar păstrați o foaie Google sau un document Excel cu toate celelalte informații pe măsură ce răspunsurile se introduc.
- Rezervați echipamente de închiriere, cum ar fi un podium, microfon, mese sau scaune.
- Confirmă rezervările la restaurant și oferă cea mai recentă estimare pentru oaspeți.
- Faceți achiziții finale.
Cu 1 lună înainte
Cu 30 de zile înainte de reuniune, primele sarcini din lista ta de activități lunare sunt doar confirmarea detaliilor planurilor pe care le ai deja în vigoare.
- Confirmați-vă cu rudele care aduc alimente sau alte bunuri.
- Confirmați locurile de întâlnire.
- Confirmați activitățile.
- Confirmați cazările pentru dormit.
2 săptămâni înainte
Acum este timpul să vă conectați cu voluntari cărora li s-au atribuit sarcini specifice pentru confirmarea orelor și numărul final al oaspeților.
- Masa
- Confirmați detaliile cu fotograful / videograful
- Confirmați detaliile cu orice alți furnizori de servicii, cum ar fi liderii de activitate sau ghidurile turistice
- Cumpărați decorațiuni și consumabile de ultimă oră.
- Creați semne și bannere.
- Confirmă voluntarii
- Faceți aranjamente pentru a dona mâncare rămasă într-un adăpost sau cămară locală
2 zile înainte
- Revizuirea minutiilor de reuniune cu comitetele.
- Alege orice echipament de închiriere, cum ar fi scaune, mese etc.
- Pregătiți plăți finale și sfaturi pentru orice profesioniști și ajutor pe care l-ați angajat, cum ar fi cateringul și personalul de serviciu. Puneți-le împreună în plicuri separate, astfel încât să le puteți preda rapid după cum este necesar pe tot parcursul evenimentului. Rețineți că puteți trimite sfaturi suplimentare mai târziu dacă performanța lor a fost excepțională. În caz contrar, un obicei de 10-15% este obișnuit dacă nu este inclus în taxa lor.
Alaltăieri
- Configurați și decorați.
- Odihnestete!
Post Reunion
După eveniment, veți avea câteva alte detalii de care aveți grijă. În termen de 2 săptămâni de la eveniment, va trebui să:
- Scrieți note de mulțumire participanților speciali, rudelor care au donat timp și bani și oricărei alte persoane care au ajutat ca evenimentul dvs. să fie un succes.
- Încărcați fotografii pe un serviciu foto online. Dacă ați făcut singuri fotografii, încărcați-vă imaginile pe un site precum Shutterfly sau Snapfish. Peste câteva săptămâni, puteți împărtăși linkul cu participanții și, de asemenea, cereți-le să adauge fotografiile lor la albumul pe care l-ați creat, pentru ca alți membri ai familiei să cumpere copii ale fotografiilor dvs. Găzduirea tuturor fotografiilor într-un singur loc v-ar permite, de asemenea, să creați o carte foto pe care alții o pot comanda, precum și un memento al evenimentului.
În patru săptămâni de la eveniment, aveți grijă de următoarele:
- Urmăriți-vă cu videograful și fotograful pentru a afla când materialele vor fi gata de distribuție.
- Trimiteți un e-mail sau o corespondență în masă tuturor celor prezenți, rezumând festivitățile, mulțumindu-le că au participat și spunându-le de unde pot achiziționa fotografii, videoclipuri sau orice alte articole de urmărire de la evenimentul dvs.
